In einer schnelllebigen Arbeitswelt sind Studierende, Berufseinsteiger:innen und Young Professionals häufig stark eingespannt. Die Kombination von Privatem und Arbeitsleben kann herausfordernd sein, wenn keine klaren Grenzen gesetzt sind. Um die Orientierung zu behalten ist es bedeutsam sich bewusst zu werden, was einem wirklich wichtig ist und Prioritäten zu setzen. So kann eine bessere Work-Life-Balance erreicht werden. Jedoch haben viele Menschen Schwierigkeiten damit, zu erkennen, wo ihre eigenen Prioritäten liegen. In unserem Blogbeitrag erklären wir Dir, wie Du die wichtigsten Aspekte in Deinem Leben priorisieren und ein besseres Selbstmanagement umsetzen kannst.  

Was bedeutet es Prioritäten zu setzen und warum ist es wichtig? 

Prioritäten zu setzen bedeutet, die Aspekte in Deinem Leben und damit anfallenden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine hierarchische Ordnung zu bringen. Häufiger Grund für einen überladenen Kalender, Überforderung und Stress bis hin zum Burnout ist die fehlende Priorisierung von Aufgaben und Aspekten, sowohl im beruflichen als auch im privaten Leben.  

Um den hohen Erwartungen beider Seiten standzuhalten und Deine Energie sowie Zeit nutzenbringend einzusetzen, solltest Du demnach Prioritäten setzen. Somit konzentrierst Du Dich auf die Dinge, die Dir besonders wichtig sind und eine große Relevanz in Deinem Leben besitzen. Danach werden je nach verfügbarer Energie und Zeit die weiteren Aufgaben abgearbeitet, welche Dir nicht so wichtig sind. Weiterhin kannst Du Dein Stresslevel reduzieren, indem Du Dir für weniger wichtige oder dringende Aufgaben Unterstützung suchst, sie delegierst oder komplett verwirfst. 

Insgesamt ermöglichst Du Dir eine bessere Work-Life-Balance und Zufriedenheit sowohl im privaten als auch beruflichen Bereich, da Du klare Grenzen zwischen diesen beiden Bereichen setzt und Deine Prioritäten entsprechend ausbalancierst. Indem Du Dir Zeit für Familie, Freunde oder Hobbys nimmst und Raum für persönliche Interessen schaffst, kannst Du Deine psychische und physische Gesundheit stärken und langfristig sowohl beruflichen Erfolg als auch persönliches Glück fördern.  

Welche Bedeutung hat das Setzen von Prioritäten im Selbstmanagement? 

Selbstmanagement beschreibt die Kompetenz, eigenständig und unabhängig für die Steuerung der persönlichen oder professionellen Entwicklung sorgen zu können. Sie stellt nicht nur im beruflichen Kontext, sondern auch bei der Organisation des privaten Lebens eine essenzielle Fähigkeit dar. Sie ermöglicht es Dir innerhalb eines von Zeitdruck geprägten Umfeldes zu Deiner eigenen besten Version zu finden. Wichtiger Aspekt des Selbstmanagements ist es zunächst persönliche Ziele zu setzen, wichtige Aufgaben zu erkennen und diese Aufgaben entsprechend den persönlichen Zielen priorisieren zu können. Wer Prioritäten setzen kann und in seinem Handeln konsequent bleibt, wird es einfacher haben alle Aufgaben unter einen Hut zu kriegen. Wichtig dabei ist es, sich selbst zu motivieren und stets bereit zu sein, aus Fehlern zu lernen und kontinuierlich dazuzulernen, wenn die Dinge nicht wie erwartet verlaufen. 

Welche Prioritäten gibt es im Leben? 

Je nach Karrierestufe oder beispielsweise Alter spielen unterschiedliche Bereiche eine mehr oder weniger große Rolle im Leben. Bevor den unterschiedlichen Bereichen, Aspekten oder Aufgaben ein Stellenwert zugeordnet werden kann, muss erkannt werden, welche Bereiche überhaupt bewertet werden sollen. Während jeder Mensch unterschiedliche Prioritäten besitzt und sich die Prioritäten über das Leben hinweg verändern, möchten wir Dir einige Bereiche aufzeigen, welche Prioritäten darstellen können: 

• Karriere und Beruf  
• Familie, Freunde und Beziehungen  
• Gesundheit und Wohlbefinden 
• Haushalt 
• Hobbys 
• Bildung und lebenslanges Lernen 
• Selbstverwirklichung  
• Finanzielle Sicherheit 
• Gesellschaftliches Engagement  
• Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit 
• Reisen und Abenteuer 
• Kreativität und künstlerischer Ausdruck 

Der Job nimmt für die meisten Menschen einen wesentlichen Teil ihrer Zeit und Energie in Anspruch, weshalb es von großer Wichtigkeit ist, die Bedeutung und Auswirkungen des Jobs zu reflektieren. Du solltest Dich fragen, ob Dein Job mit Deinen persönlichen Werten und langfristigen Zielen übereinstimmt. Wenn Dein Job Dir keine Erfüllung bringt, könnte es an der Zeit sein, Deine Karriereziele zu überdenken und eine Veränderung anzustreben. In unserer Jobbörse findest Du eine Vielzahl an Stellen, die möglicherweise besser zu Dir passen.  

Wie kann ich Prioritäten setzen? 

Durch Selbstreflektion und die Definition persönlicher Ziele solltest Du Dir vor Augen führen, welche Bereiche Deines Lebens eine große Rolle spielen. Basierend auf Deinen persönlichen Werten und den identifizierten Zielen solltest Du Deine Aufgaben danach priorisieren, welchen Beitrag sie zur Erreichung Deiner langfristigen Ziele leisten. Wenn Dir beispielsweise Deine Karriere wichtig ist, solltest Du Aspekte wie Sprachkurse oder Weiterbildungen priorisieren, die Dir berufliche Entwicklung und Wachstum ermöglichen. Wenn Deine Hobbys für Dich einen großen Sport oder andere Aktivitäten einplanen. Neben klassischen To-Do-Listen gibt es eine Vielzahl an Methoden, welche Dir dabei helfen, Prioritäten zu setzen und abzuarbeiten: 

SMART-Methode 

Die SMART-Methode unterstützt Dich zunächst dabei, Deine Prioritäten und Ziele zu formulieren. Dabei steht das Akronym SMART für folgendes: 

• Spezifisch: Formuliere Deine Prioritäten und Ziele so spezifisch wie möglich 
• Messbar: Weise Deinen Zielen messbare Größen, wie beispielsweise Zeit zu 
• Attraktiv: Achte darauf, dass Deine Ziele attraktiv für Dich sind, und Du motiviert bist sie zu erreichen 
• Realistisch: Prüfe, ob Deine Ziele innerhalb der vorgesehenen Zeit mit Deinen verfügbaren Mitteln umsetzbar sind  
• Terminiert: Setze Dir klare Termine für Deine Aufgaben und behalte Deinen Zeitplan im Blick 

ALPEN-Methode 

Bei der ALPEN-Methode steht ebenfalls ein Akronym im Vordergrund, welches Dir einen gezielten Tagesplan zur Abarbeitung Deiner Prioritäten vorgibt: 

• Aufgaben aufschreiben, zum Beispiel mittels To-Do-Liste  
• Länge abschätzen, da Du Deine Prioritäten entlang eines Zeitplanes abarbeitest 
• Pufferzeiten einplanen, damit Du nicht in Stress gerätst 
• Entscheidungen treffen, entsprechend Prioritäten abarbeiten  
• Nachkontrolle, damit Du weißt, was für den nächsten Tag ansteht 

Eisenhower-Matrix 

Entsprechend dem Aufbau einer Matrix teilst Du nach dem Eisenhower-Prinzip Aspekte Deines Lebens und die damit einhergehenden Aufgaben anhand der Merkmale “Wichtigkeit” und “Dringlichkeit” in vier Kategorien ein. Es gibt die Kategorien:  

1. “wichtig und dringend” 
2. “wichtig, aber nicht dringend” 
3. “dringend, aber nicht wichtig” 
4. “nicht wichtig und nicht dringend” 

Priorisiere Deine Aufgaben entsprechend diesen Kategorien und fokussiere Dich zuerst auf die Aufgaben, die wichtig und dringend sind, um Stress und Engpässe zu vermeiden. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, sollten einen Termin zur Bearbeitung in der Zukunft zugewiesen bekommen. Sie sind zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht wichtig, dienen aber der Erreichung zukünftiger langfristiger Ziele. Bei Aufgaben der letzten beiden Kategorien solltest Du prüfen, ob Du diese womöglich delegieren oder gänzlich verwerfen kannst. 

ABC-Analyse 

Bei der ABC-Analyse bewertest Du die unterschiedlichen Aspekte und zugehörigen Aufgaben in Deinem Leben ähnlich wie bei der Eisenhower-Matrix nach ihrer Dringlichkeit wie auch Bedeutung. Zunächst kategorisierst Du sie in die Klassen A (was ist mir sehr wichtig?), B (was ist mir wichtig?) oder C (was ist mir weniger wichtig?). Auf die Aspekte der Klasse A solltest Du Dich am meisten konzentrieren und die anfallenden Aufgaben entsprechend als erstes bearbeiten. Danach sollten je nach verfügbarer Zeit und Energie Aufgaben der Kategorie B bearbeitet werden. Aufgaben der Kategorie C können je nach Dringlichkeit entweder delegiert, also an andere weitergegeben oder komplett verworfen werden.  

Ivy-Lee Methode 

Mit der Ivy-Lee-Methode legst Du eine strukturierte Prioritätenliste an, bei der Du Dir sechs Aufgaben notierst, die Du am nächsten Tag erledigen willst. Diese Aufgaben sortierst Du nach ihrer Relevanz und arbeitest sie entsprechend der Reihenfolge ab. Achte dabei darauf, erst mit der nächsten Aufgabe zu starten, wenn Du endgültig mit der vorherigen fertig bist. Falls Du es mal nicht schaffen solltest, alle sechs Aufgaben am selben Tag abzuarbeiten, notierst Du Dir die nicht erledigten Aufgaben als Teil der Liste für den nächsten Tag. Diese darf allerdings auch wieder nur aus maximal sechs Aufgaben bestehen. Der entscheidende Vorteil der Ivy-Lee-Methode besteht darin, dass Du Dich immer auf eine Priorität fokussierst und diese konzentriert bearbeitest. 

Pomodoro Technik und weitere  

Tipps zu weiteren Techniken, wie der Pomodoro Technik, bekommst Du regelmäßig auf unseren Instagram oder TikTok Profilen. 

Best Practices: Prioritäten setzen

• Erkenne Deine Prioritäten und frag Dich “Was ist mir wichtig?” 
• Reserviere entsprechend Zeit und Energie für Deine Prioritäten  
• Schaffe Dir regelmäßig einen Überblick über Deine Ziele und plane langfristig  
• Erledige nicht alle Aufgaben allein, sondern versuche Aufgaben zu delegieren oder Dir Unterstützung zu suchen 
• Setze Dir Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben, respektiere diese und kommuniziere sie 
• Mache Pausen, um Deine Energie und Deinen Fokus zu stärken 
• Bleibe flexibel (z.B. durch Homeoffice), um berufliche und persönliche Verpflichtungen besser zu vereinen 
• Achte auf Dein persönliches Wohlbefinden und Deine physische sowie psychische Gesundheit 
• Lerne Nein zu sagen, wenn die Belastung zu hoch wird  

Fazit zum Setzen von Prioritäten

Prioritäten zu setzen ist ein wesentlicher Schritt zur Förderung einer gesunden Work-Life-Balance. Es gilt berufliche Aspekte und persönliche Verpflichtungen so auszubalancieren, dass Du sowohl berufliche als auch persönliche Ziele erreichst. Indem Du herausfindest, was Dir wirklich wichtig ist und Du diese Aspekte und Aufgaben entsprechend behandelst, kannst Du Deine Zeit und Energie effektiver nutzen und Deinem Leben Orientierung geben. Prioritäten zu setzen, zum Beispiel mithilfe der genannten Methoden, hilft Dir dabei Stress zu reduzieren und Dein physisches und psychisches Wohlbefinden zu fördern. Dabei ist das Setzen von Prioritäten ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Neubewertung der Lebensbereiche und entsprechende Anpassungen erfordert. Da der berufliche Alltag und die eigene Karriere häufig eine große Priorität im Leben darstellen, sollte regelmäßig geprüft werden, ob der Job mit den persönlichen Werten und Zielen übereinstimmt. Falls Du eine berufliche Neuausrichtung anstrebst, solltest Du einen Blick in unsere Jobbörse werfen.